Les livres de minutes sur support numérique

Non. Lorsque la tenue d’un livre de société est effectuée sur support numérique, ce livre numérique doit être l’unique et seule version originale de celui-ci, évitant ainsi toute confusion.

Nous offrons à notre clientèle d’affaires, lors de l’incorporation de nouvelles sociétés, la possibilité de créer un livre de société qui existera exclusivement sur support numérique. La plateforme numérique utilisée contiendra l’ensemble de la documentation corporative devant se trouver dans le livre de société, soit l’ensemble des documents originaux de la société sous forme numérique uniquement. Nous recommanderons aussi que toute documentation devant être insérée au livre de société soit signée en format numérique, bien que cela n’empêche pas la signature par la société de documents corporatifs sous format papier.

Si une telle situation survient, les originaux sous format papier qui devront être insérés au livre de société sur support numérique seront numérisés selon un processus strict de substitution ayant été mis en place par notre organisation. Ce processus vise notamment à préserver la valeur juridique et l’intégrité dudit document à chacune des étapes de son transfert de son support papier vers le support numérique, la dernière étape de ce processus étant la destruction sécurisée du document sur support papier, à moins d’un avis contraire et explicite de la part du client ou de la cliente.

Comme le recommande l’alinéa 4 de l’article 17 de Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, chapitre C-1.1), ce processus de transfert est documenté et cette documentation est préservée par notre organisation tout au long du cycle de vie du document résultant du transfert, assurant ainsi la validité de la copie numérique et permettant ainsi la destruction du document sur papier.

Ce même processus est utilisé lorsque nos clients et clientes d’affaires souhaitant faire un virage numérique nous mandatent afin que leurs livres de société sur papier soient dorénavant tenus exclusivement sur support numérique.

Bien que le livre de société sur support numérique offre plusieurs avantages en termes de gestion, de sécurité et d’accessibilité, le choix entre un livre de société sur support papier et un livre de société sur support numérique dépend des besoins spécifiques et des préférences de chaque entreprise. Ce choix pourrait aussi être motivé par des raisons légales ou règlementaires relatives aux juridictions où la société exerce des activités, certaines juridictions préférant ou exigeant un support papier pour reconnaitre le caractère authentique ou original d’un document corporatif.

Pour toute question en lien avec ce qui précède ou en matière de droit corporatif, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe en droit des affaires.